Lorsque l’on crée son entreprise, on se rend vite compte que les tampons encreurs deviennent des éléments essentiels du quotidien, et particulièrement dans le domaine administratif. Ils permettent de gagner du temps en datant ou numérotant et d’apporter un effet plus officiel aux courriers en vous authentifiant. Bien qu’ils n’aient pas de valeur juridique, il n’en demeure pas moins que de nombreux organismes réclament aux sociétés leur tampon sur les documents officiels. Il est donc nécessaire de s’en munir.
Quels sont les différents types de tampons ? Comment bien les choisir ? Découvrez toutes les informations utiles dans cet article complet.
Les différents types de tampons encreurs pour les entreprises
Les tampons encreurs personnalisables
Avec les mentions légales de l’entreprise
Le rôle de ce tampon personnalisé sera d’identifier l’entreprise puisqu’il fera apparaître les mentions légales de l’entreprise (nom, adresse, forme, etc). Il sera alors utilisé sur les documents tels que les devis, les contrats, les partenariats. Attention, pour rendre le document officiellement légal, le tampon ne suffit pas, il doit être accompagné de la signature.
Pour obtenir ce type de cachet encreur, et certainement le premier dont aura besoin une entreprise, il est préférable de se tourner vers des sites permettant la création de tampons encreurs personnalisés comme otypo.com. Vous pouvez les obtenir en format classique ou en format poche, plus pratiques dans le cadre des déplacements commerciaux.
Avec le logo de l’entreprise
Une entreprise peut être identifiable via ses mentions légales ou via son logo. Il est donc possible, auprès de sociétés spécialisées, d’obtenir des tampons à l’effigie du logo de la compagnie et permettant ainsi au destinataire de reconnaître le courrier visuellement en un coup d’œil. Il est également possible de combiner le logo aux mentions légales.
Avec la signature
Un tampon encreur personnalisé tenant compte de la signature du fondateur de la société peut être une excellente alternative lorsque l’on a, d’un côté des courriers urgents à envoyer par les services administratifs, et de l’autre, des déplacements du directeur qui ne lui permettent pas toujours de pouvoir signer en temps et en heure.
Rappelons que, pour qu’un courrier soit officiellement légal, cela nécessite la signature, ce tampon signature peut donc s’avérer très utile et retirer un paramètre stress non nécessaire dans l’organisation des courriers.
Les tampons chèques
Ceux-ci ne sont pas les plus indispensables et ne sont pas nécessaires à tous les domaines d’activité. Cela étant, ils sont très appréciés, car ils facilitent la vie des clients qui n’ont plus besoin d’écrire le destinataire du chèque, de se tromper et de devoir recommencer.
Les tampons encreurs standards
Ces tampons portent les mentions standards telles que « Copie », « Payé », «Confidentiel », « Urgent », « Relance », etc. Ils ont donc vocation à faciliter la gestion du courrier, permettant une meilleure organisation pour trier de façon rapide avec un véritable gain de temps à la clé. Ils facilitent la vie, autant des compagnies qui envoient les courriers, que de celles qui les reçoivent. Ils font donc partie des indispensables pour une entreprise. Ils se trouvent en différentes couleurs et se déclinent en de multiples modèles.
Les tampons encreurs dateurs
Le tampon dateur est devenu un indispensable des services de comptabilité puisqu’il permet de tracer la réception ou le paiement d’une facture évitant ainsi de payer en double, ou bien de vérifier à quelles dates a été émis tel ou tel document. Ils facilitent ainsi l’organisation et évitent les erreurs. Ils sont munis d’un système d’encrage manuel.
Les tampons encreurs numéroteurs
Ces tampons numéroteurs ne sont pas les plus utiles et ne concernent pas tous les secteurs d’activité. Toutefois, il peuvent présenter un grand intérêt lorsque l’on traite de gros dossiers aux nombreuses pages, ou des dossiers avec plans. Ils permettent ainsi de numéroter l’ordre des pages en facilitant l’articulation des documents et leur lecture. Ces tampons se déclinent en deux modèles : ceux à incrémentation automatique ou ceux à incrémentation manuelle.
Comment bien choisir ses tampons encreurs ?
Les critères pour bien choisir un tampon
- La taille : En fonction du nombre d’éléments que vous souhaitez faire apparaître sur votre tampon encreur, sa taille sera variable. Plus il y a d’informations, plus la taille sera importante,
- L’utilité : S’agit-il d’un tampon de bureau ou d’un tampon utilisable dans le cadre des déplacements ? Dans le premier cas, il peut être lourd et encombrant puisqu’il restera pose sur le bureau, dans le second cas, il faudra opter pour un tampon de poche,
- L’usage : A quelle fréquence allez-vous utiliser votre tampon ? En cas d’usage intensif, il sera davantage recommandé d’opter pour un tampon métallique, plus robuste. Si l’utilisation n’est pas courante, alors un tampon en bois ou plastique suffira.
- La couleur : Les couleurs les plus usitées sont le noir pour les tampons personnalisés, le rouge pour les tampons standards notamment ceux avec les mentions ‘’urgente’, ‘’prioritaire’’’ ou ‘’confidentiel’’, le vert pour signifier une approbation.
Les conseils pour un tampon encreur personnalisé
Les mentions à faire figurer
Son objet est l’identification de l’entreprise, les mentions recommandées sont donc les suivantes :
- Le nom ;
- la forme juridique ;
- Le capital ;
- L’adresse du siège social ;
- Les numéros d’identification (SIREN, SIRET, APE, RCS) ;
- Les coordonnées (téléphone, mail) ;
- La mention « Association loi 1901 n°… » doit être inscrite pour les associations.
Les conseils
- Vérifier l’absence d’erreur afin de ne pas causer de préjudices à votre entreprise ;
- Pensez, avant d’acheter votre tampon, à vérifier les recharges d’encre. Sont-elles disponibles et quels sont leurs coûts. Parfois, il est inutile de payer un tampon au prix le plus bas si, ensuite, il est compliqué ou cher de le recharger en encre.